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环球最资讯丨老板们的时间管理原则

时间:2023-01-11 19:03:05       来源:钛媒体

图片来源@视觉中国

苹果CEO蒂姆库克(Tim Cook)、百事可乐CEO卢英德(Indra K. Nooyi)每天4点半起床,Twitter创始人杰克・多西(Jack Dorsey)5:30起床,张朝阳说,自己每天晚上12点睡觉,凌晨3点起。

连睡觉,都如此内卷?


(资料图片)

我每次看到这种新闻,心里会冒出巨大疑惑”总裁们,不睡觉吗“?我相信,对时间管理这件事,你早已麻木;为什么呢?

因为,你模仿过他们。

工作太忙,总要挤出时间做喜欢的事,要么牺牲早晨两小时,要么中午不休息,最终不仅没达到预期效果,反而还折腾出“精力不足”的情况。

难道,是方法不对吗?

是的。和大家一样,大佬工作强度高,却能把时间用到极致,奥秘并不在“显性层面”,而重在7种思维方式的连贯运用上。

北极星思维

北极星并不是天空最亮的恒星,如果你在的地方足够黑暗,才能看到,从中世纪开始,它就对导航起着关键作用。

它位置十分独特,几乎处在北极正上方,所有星体都围绕着它在转(这是一种尤地球自转引起的运动),如果你想往北走,只要抬头看北极星,就能大致了解前进的方向。

商业领域,有一个思维模型从它身上汲取灵感,即,北极星指标(OMTM,One metric that matters),它指导着任何一家公司的愿景,使命。

例如:

百度愿景,成为最懂用户,并能帮助人们成长的全球顶级高科技公司;抖音短视频使命,激发创作,丰富生活;快手使命,帮助人们发现所需、发挥所长,持续提升每个人福特的幸福感。

它有五个维度,分别为目标具体的(Specific),可以衡量的(Measurable),可实现的(Attainable),相关性的(Relevant),有明确的截止期限的(Time-bound)。

个人而言,比起一开始时间管理的忙碌,你应该先起草一份,用它给自己定位,将正确做法放在第一位,就能随着时间推移,获得令人惊叹的成功。

如果,你了解自己的“北极星指标”,就能朝着长远目标前进,没有就会迷失方向,受到短期主义意外后果的影响。

例子无穷尽,有几个参考项:

3年之内,培养个技能努力存钱,45岁前退休高效第一,避免复杂化做个好家长、好老公不耽误工作情况下,找到人生第二天职业曲线.......

记住,有些可列为价值观长期坚守,有些要做到可衡量、具体时间,截止期限,不然很容易放弃。

可是,前进过程中,一些北极星指标会发生变化,怎么办?没关系,你会更清楚自己想要实现的主要目标,或者人生大事。

有些事情,会推动你朝着另一个方向前进,假设抵达某个目标,你可能需要一颗新的代替。

比如:

十几岁,青少年北极星是各科取得好成绩,进入某所大学,一旦达成该目标,他可能就需要新的北极星。

商界大佬每年都会有几项关键的“北极星”,尽管平时你总能看到有关“某为创始人”各种新闻报道,但整合下来,都在围绕2-3件展开。

按照人生维度,它可分为“长期、短期”两种使用方法,对于长期愿景,你无法迅速抵达,不过没关系,它也会指引你做出各种人生抉择,使你缓慢稳步地接近目标。

企业家比尔·盖茨(Bill Gates)在1996年出版的《未来之路》(TheRoad Ahead)书中谈到:“人们往往高估未来两年可能发生的事,却低估未来十年中可能发生的事”。

这句话针对商业环境,提醒人们不要忽略远处的威胁,因为,它们可能发展成重要竞争对手;也就是说,不要低估新型竞争者进步能力,也不要低估十年内技术发展的程度。

请你想下,不过3-5年,抖音从占据极少市场份额的短视频平台,发展到月活8.2亿(Quest Mobile发布数据,截至2022年6月),人人都在玩的APP,有多么快速。

就个人而言,该思维模式非常受用,从每一天看,实现进度不可能明显,但长期坚持重要目标,正确方向,每天进步一点,也能走的很远。

所以,弄清楚每天该做些什么,以及如何高效完成这些任务,才能让人生变乘法,它应该排在TOP1的位置。

避免双线作战

此故事很经典,第一次和第二次世界大战中,德国东线对抗苏联,又在西线对抗同盟国,两次注意力分散导致最终失败,后被称作“两线作战”(Two-front wars)。

有句俗话,抓住此概念精髓:

“如果你同时追两只兔子,最后只能两手空空”;如果你监督过超过两个孩子做一件他们不想做的事,就会理解“两线作战”有多艰难。

它告诉我们什么呢?

以前我说过,大脑有两种思考方式,一种感性下的自动导航模式,一种理性下的深思熟虑模式;你每天可能都在以“多任务”处理各种问题,大脑,并无法同时专注两件需要集中注意才能完成的事情。

如果你试图这样做,就是被迫在两件事之间来回切换,很多人已经养成该毛病,所以,才造成心流时间(mental flow)越来越短。

试想一下:

做项目方案,突然停下来处理领导发的邮件,思维切换比较容易,如果做方案和阅读文章之间切换,是不是会耗费巨大精力?

这种思维不是即时的,你需要放慢一件事的进度,专注另外一件,不然,很容易两件都搞砸。

不过,要是几项活动同时进行,表现就不那么明显,并不损耗太多认知资源,就没多大问题。

例如:

边吃饭边追剧,边看电视边叠衣服,边听音乐边健身。

相反,若所做之事会酿成不良后果,多任务处理则会立刻引发问题,甚至是致命的,如同边开车,边打电话发信息。

曾经,一位教育公司负责起草儿童“学习手册”的朋友,经常在多种任务之间切换,结果一份材料中,不幸酿成文字、段落错误的事件。

此外,这种思维即浪费时间,也浪费精力,你关注事项太多,还需付出额外精神代价,所以对于会造成重要后果的事,还是尽量避免。

商业领域,也存在多任务处理,我见到的老板有两种:

一类极为聚焦,一年专注1-3件事一类极为动荡,似乎每月都在开调整会

最后下来,自己都不知道要往哪个方向走,动不动就想赋能别人,甚至阵地都不稳。

每阶段、每次只聚焦注意力做一件事,有助于你拿到最佳表现,因为最佳表现取决于创造性的解决方案,而这需要专心的力量。

创业投资家保罗·格雷厄姆(Paul Graham)称之为,你脑中的首要念头(the top idea inyour mind)。

他曾说过:

每个人在处理艰难问题时,都有类似经历,一件原本解决不了的事,过段时间做其他事时,突然找到答案,这是一种不用绞尽脑汁思考的办法。

我越来越觉得,这种思维不仅有助于解决问题,更是必要,但问题在于,你无法直接控制它。

聚焦首要念头

念头,用比较好懂的说法,即“想法”,我们时时刻刻都在产生各种各样的念头,它们来来去去像瀑布一样,连续不断。

这太正常,也没有什么不对,念头升起和消失是与生俱来的能力,是头脑的功能,无从回避,也不需要回避。

关键在于,不论什么状态下,大多数人脑海中都有一个首要念头,它会理所应当排挤掉你想的其他事情,占据你的脑海。

这意味着什么呢?

如果一个错误念头排在第一位,将是一场灾难,想想看,你被欺负时会感到愤怒,愤怒会情不自禁的联想,为什么倒霉的总是我。

这种念头从而引发受伤、或自怜情绪发生,进而引发自责和怨恨,这也是,为什么小事件会引起对方大怒;即便一瞬间,我们内心戏也可能非常丰富,在源源不断念头下,感受会一变再变,最终不可控制。

商业中同样,老板总变来变去,多半有四点:

他得到新念头他进行二次思考,得到自认为更靠谱的结论忘记此前做的决定感觉别人某个时刻比自己赚钱快

这些并非你能决策的。所以,如果你常在多项任务之间切换,很难进行太多创造性思考,作家卡尔·纽波特(Cal Newport)将解决此方案的思维称为“深度工作”(deep work)。

他主张,人们利用一段不会被外界干扰的时间,来思考最重要的问题,以便取得进展,当然,如果你限制自己一次只做一件事,脑中首要念头就必须是最重要的。

紧急重要矩阵

有一个思维模型,大家应该熟悉,即艾森豪威尔决策矩阵(Eisenhower Matrix),也叫四象限法则、重要/决策矩阵。

大佬们,通常会提前一天安排自我行程,这个矩阵能让秘书根据“紧急程度”和“重要程度”给事情分类,弄清楚各项活动优先级。

第一象限中的活动(紧急又重要,如看牙医,中午12点前把下午重要会议资料准备好)需要立即进行。第二象限中的活动(不紧急但重要,如人际关系建立、制定目标计划)也很关键,应该放在第一象限活动后优先进行。

长期看,你应该尽可能,把精力先放在第二象限上,解决它们意味着,你可以很快实现长远目标;短期看,第一象限更重要。

第三象限中的活动(紧急但不重要,如,意外的电话,临时会议、不速之客拜访)。第四象限中的活动(既不紧急也不重要,如上瘾的无聊视频、毫无影响的综艺等),是你应该少花时间或不花时间的。

矩阵关键在于:

第三象限中“着急”的事,往往会干扰第二象限中的重要活动,你可能很想马上去做第三象限的事,因为它们看似紧急,会吸引注意力。

如果,第三象限大量占用时间,你就永远无法完成“重要的任务”;第四象限同样也会使你分心,因它能提供即时满足。

只工作不休息的做法,并不健康;请你评估下,你把多少时间花在娱乐和不重要的活动上,免得妨碍长远目标。

运用该法则的前提假设是,你可以把各项活动正确归入每个象限中,不过,你跟商界大佬没法比,人家有秘书专职专做,你该怎么办呢?

考虑关键成本

可以用两种思维进行衡量:其一塞尔定律(Sayre"s law),该定律认为,任何争议中,情绪强度都与问题涉及的价值成反比。

其二“帕金森琐碎定律”(Parkinson"slaw oftriviality),通常,组织容易给琐碎小事不成比例的重视。

两者核心意思是,我们往往会把过多精力,花费在一些琐碎争论上,看似情绪激涨实则没用,真正重要的决议反而可以轻松过关。

比如:

阿里巴巴Java开发手册中有项原则,程序员需要团队协作,协作正能量应该放在“有效沟通”上,工作个性化尽量表现在,现有系统架构和算法效率的提升上。

而不是,在合作范围上进行喋喋不休的讨论、争论,最后没有得到任何结论。

也就是说,某件事(项目)到底重不重要,取决于追求的目标是什么,放在总目标背景下看,尽可能运用定量方法,弄清楚某项事情相对重要程度。

将事情划分重要、不重要后,我们还会遇到一个大问题,即,大多人没有足够时间,来处理被划分为“重要”的事。

怎么办?

国外著名效率顾问《搞定:无压工作的艺术》一书的作者戴维·艾伦(David Allen)指出,“你能做好任意一件事,但不可能做好每一件”。

也就是,你必须在面临众多重要事情之间选择,否则就会陷入多任务重中,缺少深度工作时间;可现实是,要做的事总比做事的时间多。

怎么办?

有个强大经济学模型,我经常使用,即机会成本(opportunity cost),具体什么意思?

你做的每个选择都有成本在,这里成本是,你因为做了此选择,所放弃最佳机会的价值,通常来说,你应该选择“机会成本最低的那个”。

比如:

门口2公里的地方,加满一箱油600块,距离5公里,有一家只需500多,你怎么选择?如果你时间充裕,完全可以跑远处的一家。

假如此时面临客户签约会,你必须在两者之间衡量,你会怎么选?显然,家门口的更合适。

商业和谈判中,机会成本也叫“资本的机会成本”、最佳替代方案,如果你善于运用最优方案,将能得到更多回报。

比如:

持续投广告每花费1万元,比平时多出5%的回报,你会不会继续投?如果得到一份工作邀约,比现在工资高,且离家近,稳定性强,你会不会选?

所以,不管怎么说,想要做出事后无悔的决策,关键在决策前考虑“重要性和投入成本有多大”,并且,设计一个备选方案。

一言蔽之,你应该选择,价值高,机会成本低的事情,也就是方案中最佳的一个;是不是很简单,这还不够,大佬们更喜欢给事情加杠杆(lever)。

给事情加杠杆

物理上讲,杠杆是种简单机械,由置于支点的一根杆子组成,通过将支点放在不用位置,杠杆可以靠较长的力矩(torque)产生较小的力,或靠较短的力矩产生较大的力。

资本领域,投资者通过给企业注入资金,投入经营,实现以少量资金获得更大总资产的可能。

谈判领域,杠杆作用指一方对另一方的控制权,你有能力比对方付出、承担更多,就能拥有更强的杠杆,不论情况如何,少量杠杆都能带来巨大影响。

这个思维主要是,将力施加在某个特定区域,比施加在普通区域产生更大效果。

以个人为例:

一些关键事情、行为造成的影响,要比其他普通事情、行为大很多,将时间和金钱花在这些高杠杆活动(high-leverage activities)上,你能带来更大可能。

显然,我们应该花一些时间分辨出哪些是高杠杆活动,这么做将事半功倍。

你不妨思考下:

哪些工作能提供发展的好机会?哪些技能,别人夺不走?哪些活动对孩子发展有帮助?哪些装修,能提升房屋价值,卖个好价钱?哪些运动锻炼多久,能获得最佳效果?哪些事情具备利他主义?.....

通常来说,杠杆率最高的活动机会成本最低,老板们如何平衡杠杆呢?有一项原则即帕累托法则(Pareto principle)。

简单讲,很多情况下,80%结果源于20%努力,因此,这20%努力必须用高杠杆活动。

在《政治经济学讲义》这本书中,意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托(Vilfredo Pareto)对此进行细节描述,“我花园里收获的豌豆,有80%来自20%豆荚”。

直到20世纪40年代,管理学咨询顾问约瑟夫·朱兰(Joseph Juran)推广了帕累托法则,其建议人们集中精力做投入最小,效果最好的事,他把这些高杠杆活动称为“关键的少数”。

比如:

你想提高网站浏览量,不妨关注下标题和主图,它是访客首先看到的东西,也是人们会在社交媒体上分享的东西,对这些页面微调,就能带来很大不同。

如果公司80%的销售额来源20%的客户,那就必须确保这些客户满足,顺便说一句,这也是“最小可行产品(Minimum Viable Product,简称MVP)”应具备的功能。

不幸的是,在认清”二八定律“并达到易于实现的目标前,每增加1小时工作量带来的收效就会减少,这是为什么?

警惕效用递减

你应该听过心流(flow)的概念。

通常指,我们可以掌控自我意识,重塑内心秩序,进入忘我境界,精神充沛的专注一件事情。

但是,也许没人告诉你。

麦肯锡一项为期10年研究表明,大多数人每周只能花5%时间处在心流状态,这意味着,95%时间(40小时工作周中的38小时)表现处在较低水平。

换言之,效率最高的人,心流时刻也不可能完全沉浸当中几个小时,所以,工作很累时别为难自己。

经济学中有个模型被称为“收益递减法则”(law of diminishing returns),指取得成果达到一定程度后,随着付出增加,工作效率会不断降低。

有一个类似概念叫“效用递减法则”(law of diminishing utility),通常指,超过某个限度刺激后,物品价值会减少。

就像:

高度运动后,喝可乐第一口感觉非常美味,但是,第四口、五口、六口后,你已经不是享受,而是肚子疼。

实际上,超过心流限度后还继续努力,只会让情况变得更糟糕,就像很多老板拼命让员工加班,最后从“收益递减”变成“负收益”,这是为什么?

状态不好无法得到疏通,很有可能在别的地方被释放(对客户态度、责任感),这种情况往往会适得其反。

那老板们自己怎么做的呢?

及时止损,在完成项目,精力杠杆效率最高的那一部分后,适当休息,而不是一直工作;也就是,你应该在获得“负收益”前退出。

有一些方法,累时试试:

避开电子产品,小息5分钟公司楼下走一圈,喝杯咖啡.......

还有很多不一而论,最重要在于不要浪费”认知资源“,休息时减少工作相关的信息摄入,不过,仅仅因为达到收益递减点,并不意味着你要立刻踩下油门。

事实上,具体还要看机会成本,如果另一件事付出同样的劳动力,能带来更大收益,你应该马上去做那件事,否则,你就应该继续做手头的事。

因为,手头第一件事没做完,陷入另一件,两者来回切换,你就会再次陷入重要、紧急的选择中。

对了,这一切有个前置条件,即保证精力充足条件下,毕竟精力不足,昏昏欲睡,干什么都是白费。

总结一下:北极星指标找到那些大方向,五个标准,目标具体的、可衡量的、可实现的、相关性的、有明确的截止期限的。任何状态下,避免双线作战,同时抓两只兔子,最后一个都得不到。如果想深度工作,限制自己一次只做一件事,脑中首要念头必须是最重要的。利用四象限法则,评估出哪些是一天中紧急重要的,重要紧急的,不要被它们搞反。衡量两者的关键在“成本”,警惕琐碎事情,你应该选择价值高,机会成本最低,也就是方案中最佳的一个。学会给事情加杠杆,关键部分是少数决定,80%结果源于20%努力。心流低时强迫自己工作,很容易陷入效用递减法则,应该在“负收益”来临前退出,不要一件事情没做完,又切换到另一件上,除非很急很重要。

所以,时间管理这件事情上,老板们看到金钱,效率,普通人看到当下每分钟;换个视角,大有不同。(本文首发APP)

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